Nhắc đến quy tắc 5S, chúng ta nghĩ ngay đến một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc đơn giản và hiệu quả xuất phát từ Nhật Bản. 5S không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một triết lý, một cách sống trong công việc, hướng đến việc sắp xếp, tối ưu hóa và cải thiện môi trường làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu vào năm nguyên tắc chính của quy tắc 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sự tự giác.
1. Sàng lọc (Seiri) - Loại bỏ lãng phí và tạo ưu tiên
Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy tắc 5S và tương đương với việc "loại bỏ lãng phí". Khi triển khai Seiri, chúng ta phải xem xét và tách những thứ không cần thiết ra khỏi môi trường làm việc. Điều này bao gồm vật dụng không sử dụng thường xuyên, thiết bị hỏng hóc không thể sửa chữa, và các vật phẩm không liên quan đến công việc hàng ngày.
Mục tiêu của Seiri là giảm bớt lãng phí, tạo không gian rộng rãi, tăng khả năng truy cập đến các tài nguyên và thiết bị cần thiết. Loại bỏ sự rối bời và hỗn độn từ môi trường làm việc giúp tập trung vào công việc chính, tăng cường hiệu suất và tạo sự hài lòng và tự tin cho nhân viên.
2. Sắp xếp (Seiton) - Tối ưu hóa không gian và truy cập dễ dàng
Bước thứ hai của quy tắc 5S là Sắp xếp, có nghĩa là "sắp xếp ngăn nắp". Sau khi đã sàng lọc và loại bỏ lãng phí, chúng ta tiếp tục tối ưu hóa cách sắp xếp các tài sản, dụng cụ và vật phẩm cần thiết. Mục tiêu của Seiton là tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp và dễ quản lý.
Các đồ vật cần thiết sẽ được đặt ở những vị trí tiện lợi và dễ dàng truy cập. Nhãn dán và đánh số được sử dụng để nhận biết chính xác vị trí của các vật phẩm. Người làm việc không phải tốn thời gian tìm kiếm và đều biết nơi để đặt hoặc lấy đồ, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động.
>> 5 Quy tắc làm việc thành công của người Nhật
3. Sạch sẽ (Seiso) - Duy trì sự sạch sẽ và an toàn
Sạch sẽ (Seiso) là một bước quan trọng trong quy tắc 5S, nhằm duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Tại đây, không chỉ thực hiện việc vệ sinh hàng ngày mà còn là cơ hội để kiểm tra và phát hiện các vấn đề sớm để khắc phục. Mục tiêu của Seiso là giữ cho nơi làm việc luôn trong trạng thái sạch sẽ, thuận tiện và an toàn.
Quy trình sạch sẽ cũng thể hiện tinh thần tôn trọng công việc và môi trường xung quanh. Nó tạo ra một tinh thần cầu tiến trong nhóm làm việc và tăng cường tự hào và chất lượng công việc.
4. Săn sóc (Seiketsu) - Quy chuẩn hóa và duy trì 5S
Bước Seiketsu là về quy chuẩn hóa quy trình và tiêu chuẩn 5S trong suốt thời gian. Mục tiêu của Seiketsu là đảm bảo 5S không chỉ là một hoạt động tạm thời mà trở thành một phong cách sống trong công việc.
Thông qua việc tạo ra các quy chuẩn rõ ràng và quy trình tiêu chuẩn, công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và rủi ro. Nhân viên được đào tạo để duy trì 5S một cách nhất quán, giúp duy trì và nâng cao hiệu quả và hiệu suất nơi làm việc.
>> 6 Cách thiết kế những mô hình kinh doanh hấp dẫn độc quyền
5. Sự tự giác (Shitsuke) - Tạo thói quen và cam kết từ tất cả
Cuối cùng, Shitsuke, hay Sự tự giác, là yếu tố chủ chốt để 5S trở thành một thành công trong nơi làm việc. Sự tự giác và cam kết từ tất cả nhân viên là rất quan trọng để duy trì và thúc đẩy quy tắc 5S trong dài hạn. Để thực sự thành công, Shitsuke đòi hỏi một số điểm chính sau đây:
Tạo thói quen và ý thức: Để 5S trở thành một thói quen, nhân viên cần thấu hiểu lợi ích của việc thực hiện quy tắc này. Họ phải hiểu rõ tầm quan trọng của việc loại bỏ lãng phí, sắp xếp ngăn nắp, duy trì sạch sẽ và quy trình chuẩn hóa. Các lợi ích này bao gồm tăng năng suất, giảm sự cố và tai nạn, tiết kiệm thời gian và tạo môi trường làm việc thoải mái, tăng cường sự sáng tạo và tự hào trong công việc.
.jpg)
Đào tạo và hỗ trợ: Để đảm bảo hiệu quả của 5S, công ty nên đào tạo nhân viên về quy tắc và lợi ích của nó. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về cách triển khai và duy trì 5S trong nơi làm việc. Ngoài ra, hỗ trợ liên tục từ nhà quản lý và đồng nghiệp cũng rất quan trọng để khuyến khích nhân viên duy trì và nâng cao hiệu quả 5S.
- Tạo môi trường hỗ trợ: Công ty cần tạo ra môi trường nơi mọi người được khích lệ và đánh giá cao việc thực hiện 5S. Các thành tựu và tiến bộ trong việc triển khai 5S nên được công nhận và khen ngợi. Đồng thời, các khó khăn và thách thức trong quá trình triển khai cũng cần được thảo luận một cách xây dựng, tạo sự đoàn kết và giúp đồng nghiệp vượt qua khó khăn.
- Kiểm tra và đánh giá: Để 5S duy trì hiệu quả, việc kiểm tra và đánh giá định kỳ là rất quan trọng. Các cuộc kiểm tra định kỳ giúp xác định những điểm yếu và cải thiện trong việc triển khai 5S. Nó cũng giúp duy trì tinh thần và cam kết của nhân viên trong quá trình triển khai.
- Khuyến khích sự tham gia: Tính đến ý kiến và ý tưởng của nhân viên vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai 5S. Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc đề xuất cải tiến và góp ý về cách cải thiện 5S trong nơi làm việc. Điều này giúp tạo ra sự cam kết cao hơn và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Tính tự giác và trách nhiệm cá nhân là chìa khóa để 5S trở thành một phong cách sống trong nơi làm việc, đem lại nhiều lợi ích và đóng góp tích cực vào sự thành công chung của tổ chức.
>> Tư duy não trái và não phải, ứng dụng trong doanh nghiệp
